Державні замовники, попередньо реєструються у системі ProZorro, користуючись одним з пропонованих акредитованих майданчиків. Державні закупівлі прозорро проводяться за процедурами допорогових та надпорогових закупівель.
Порядок здійснення допорогових закупівель на сьогодні встановлено Наказом №10 «Про затвердження Інструкції про порядок використання електронної системи закупівель», загальна вартість яких є меншою за визначену в другому та третьому абзацах першої частини статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі». Наказом №10 (та №11 про зміни до Наказу №10) замінено Наказ №35 «Про затвердження Порядку здійснення допорогових закупівель», що втратив чинність від 19.03.2019 року. Зміст нової Інструкціі не змінює базового Порядку, що був зазначений у Наказі №35, а лише нормативно регламентує вимоги проектувальної техніки.
Як правило, у системі Прозорро державний замовник публікує попередньо складенній річний план закупівель. Допороговими закупівлями вважають такі тендерні пропозиції, загальна сума яких не перевищує:
- 200 тисяч гривень для товарів, послуг;
- 1,5 мільйони гривень для виконання робіт.
При перевищенні вказаних сум, закупівля буде вважатися надпороговою і проводиться за іншим документальним регламентом. Мінімальну пропозицію закупівлі рекомендується проводити, стартуючи з 3 тисяч гривень.
Основні принципи проведення закупівель на стартовому майданчику і у системі Прозорро є:
- чесна конкуренція;
- відкритість до діалогу;
- цільова економічність;
- уникнення дискримінації всіх учасників;
- об’єктивність.
В оголошенні наміру проведення закупівлі замовник подає повну інформацію про предмет (його суть) закупівлі, кваліфікаційні вимоги до переможця, очікувана стартова вартість заключення договору, умови та порядок проведення аукціону та обов’язковою до зазначення є специфічна інформація про предмет торгів, через її можливий вплив на закупівлю в цілому. Після оголошення замовником проведення торгів, настає період уточнення пропозиції та можливість внесення коригувань. Далі терміни подання учасниками пропозиції завершуються проведенням самого аукціону. По завершенню торгів проводиться детальний розгляд пропозиції переможця, тобто його кваліфікація як остаточного переможця, з наступним офіційним оголошенням його імені на сторінці тендерної пропозиції.
Терміни уточнення та подання пропозицій залежать від загальної вартості. Від 3 до 50 тисяч гривень – не менше одного робочого дня. Для групи від 50 до 200 тисяч для уточнення учасникам виділяється не менше трьох робочих днів, а для прийому пропозицій – не менше двох.
Аукціон проводиться в три раунди, час кожного залежить від кількості учасників, але не менше двох хвилин. Під час кожного раунду учасник має знизити вартість своєї пропозиції на мінімальний крок, що розрахований системою. У разі відмови від пониження, система зараховує попередню аукціонну ставку.
Договір з переможцем підписують не раніше ніж за два дні після його оголошення та у термін двох днів має бути опублікована сканована копія договору.
Якщо закупівля не відбулася, то замовник скасовує пропозицію не пізніше 30 днів з моменту завершення строків подачі пропозицій.